De ce cele mai multe probleme ale unei cladiri apar dupa receptie, nu in timpul executiei

• Se analizeaza solutiile tehnice.
• Se verifica respectarea termenelor.
• Se urmareste calitatea lucrarilor.
• Se receptioneaza obiectivul.

Pentru multi beneficiari, receptia este perceputa ca momentul final al proiectului.

In realitate, receptia reprezinta doar finalul unei etape.

Viata reala a unei cladiri incepe abia dupa predare.
• Abia atunci instalatiile incep sa functioneze in conditii reale de exploatare.
• Abia atunci apar consumurile reale.

Abia atunci apar utilizatorii, solicitarile zilnice, variatiile de temperatura, ciclurile repetate de functionare si primele situatii neprevazute.

Din acest motiv, multe dintre problemele care afecteaza ulterior o cladire nu apar in timpul executiei.

Apar dupa receptie.

Receptia nu este finalul proiectului

In timpul executiei, majoritatea instalatiilor functioneaza intr-un regim controlat.
• Sistemele sunt testate.
• Echipamentele sunt verificate.
• Instalatiile sunt puse in functiune conform procedurilor specifice.

Totul pare sa functioneze conform proiectului.

Dupa receptie insa, contextul se schimba complet.
• Cladirea incepe sa fie utilizata.
• Sistemele sunt solicitate zilnic.
• Consumurile devin variabile.
• Numarul utilizatorilor creste.
• Programul de functionare se modifica.

Instalatiile intra intr-un regim de exploatare continua.

Din acest moment incepe adevarata verificare a comportamentului unei cladiri.

Nu in conditii de test. Ci in conditii reale.

Ce se schimba dupa operationalizare?

Diferenta dintre perioada de executie si perioada de exploatare este mult mai mare decat pare la prima vedere.

 

Inainte de deschidere Utilizare limitata Consumuri controlate Teste punctuale Numar redus de utilizatori Risc operational redus

Dupa deschidere Utilizare permanenta Consumuri variabile Solicitare continua Flux constant de persoane Risc operational real

 

O cladire poate functiona perfect in perioada de punere in functiune si poate incepe sa genereze probleme dupa cateva luni de exploatare.

Nu pentru ca executia a fost neaparat defectuoasa.

Ci pentru ca utilizarea reala scoate la suprafata situatii care nu pot fi observate in fazele anterioare.

Primele probleme apar de obicei dupa deschidere

Experienta acumulata in operationalizarea si exploatarea obiectivelor comerciale arata ca primele probleme apar frecvent in primele luni dupa receptie

Printre cele mai comune situatii se numara:
• reglaje insuficiente ale instalatiilor HVAC;
• consumuri electrice diferite fata de estimarile initiale;
• automatizari care necesita recalibrare;
• echipamente exploatate peste nivelul prevazut initial;
• probleme aparute in sistemele de control acces;
• necorelari intre documentatie si situatia reala din teren;
• adaptari operationale care modifica modul de functionare al instalatiilor.

Majoritatea acestor situatii nu reprezinta defecte de executie.

Reprezinta consecinte normale ale utilizarii reale a cladirii.

Din acest motiv, perioada imediat urmatoare operationalizarii este una dintre cele mai importante pentru stabilizarea exploatarii.

Diferenta dintre o cladire functionala si o cladire predictibila

O idee des intalnita este aceea ca o cladire este administrata corect daca instalatiile functioneaza.

In realitate, functionarea reprezinta doar o parte a problemei.

O cladire poate functiona astazi.

Intrebarea importanta este daca functionarea poate fi anticipata si controlata si maine.

Exista cateva elemente care fac diferenta intre o cladire functionala si una predictibila:

 

Aspect Verificari periodice Documentatie Istoric interventii Bugetare Administrare risc

Cladire functionala Ocazionale Partial actualizata Incomplet Reactiva Limitata

Cladire predictibila Planificate Actualizata permanent Documentat Planificata Monitorizata

 

Predictibilitatea nu apare accidental.

Ea este rezultatul unui proces constant de monitorizare, verificare si administrare.

Acesta este unul dintre motivele pentru care mentenanta preventiva devine tot mai importanta pe masura ce complexitatea unui obiectiv creste.

Ce se intampla atunci cand administrarea este exclusiv reactiva?

In multe cladiri, interventiile sunt realizate doar dupa aparitia unei probleme.

Modelul pare eficient.
• Nu exista verificari suplimentare.
• Nu exista costuri preventive.
• Nu exista activitati programate.

Exista doar interventii atunci cand apare o defectiune.

Problema este ca aceasta abordare nu elimina costurile.

Le amana.

Iar atunci cand defectiunea apare, costurile sunt de cele mai multe ori semnificativ mai mari.

O defectiune majora poate genera simultan:
• costuri de urgenta;
• costuri logistice;
• intreruperi operationale;
• afectarea altor echipamente;
• costuri suplimentare de personal;
• costuri de reorganizare a activitatii.

In multe situatii, reparatia reprezinta doar o mica parte a costului total.

Impactul operational este cel care genereaza cele mai mari pierderi.

Ce au invatat companiile care administreaza mai multe locatii?

Diferenta dintre administrarea unui singur obiectiv si administrarea unei retele de locatii este semnificativa.

O singura cladire poate fi gestionata relativ simplu.

Pe masura ce numarul locatiilor creste, apar provocari suplimentare:
• distante geografice;
• furnizori diferiti;
• echipe diferite;
• consumuri diferite;
• niveluri diferite de uzura;
• ritmuri diferite de exploatare.

In acest context, problema nu mai este doar mentinerea unei cladiri in stare buna de functionare.

Problema devine mentinerea unui nivel uniform de functionare in toate locatiile.

Coordonarea incepe sa fie la fel de importanta ca interventia tehnica.

Din acest motiv, organizatiile care administreaza retele comerciale, logistice sau administrative investesc tot mai mult in procese de monitorizare, raportare si control operational.

De ce mentenanta preventiva devine esentiala?

Mentenanta preventiva nu elimina toate defectiunile.

Niciun sistem tehnic nu poate garanta acest lucru.

Beneficiul real este altul.

Mentenanta preventiva permite identificarea problemelor inainte ca acestea sa genereze defectiuni costisitoare.

Practic, transformarea costurilor necontrolate in costuri controlate.

 

Costuri controlate Planificate Bugetate Gestionabile Bazate pe preventie Reduc riscul

Costuri necontrolate Neprevazute Dificil de estimat Pot genera pierderi majore Bazate pe reactie Apar dupa materializarea riscului

 

Aceasta este una dintre cele mai importante diferente dintre administrarea preventiva si administrarea reactiva.

Exploatarea incepe atunci cand proiectul se termina

Proiectarea si executia sunt esentiale pentru orice cladire.

Fara ele, obiectivul nu poate exista.

Totusi, performanta unei cladiri pe termen lung nu este determinata exclusiv de modul in care a fost construita.

Este influentata si de modul in care este administrata dupa receptie.

Cele mai multe probleme nu apar in timpul executiei.
• Apar dupa predare.
• Apar atunci cand instalatiile incep sa functioneze in conditii reale.
• Apar atunci cand verificarile sunt amanate.
• Apar atunci cand documentatia nu este actualizata.
• Apar atunci cand administrarea este inlocuita de interventii punctuale.

Din acest motiv, mentenanta tehnica completa si facility management-ul devin instrumente esentiale pentru continuitatea exploatarii si controlul riscurilor operationale.

Pentru beneficiarii care doresc sa inteleaga diferentele dintre interventie, mentenanta preventiva, mentenanta tehnica completa si facility management, poate fi consultat si ghidul realizat de Miva Elco:

Mentenanta tehnica completa si facility management: diferente reale, costuri si cum alegi corect un furnizor pentru cladiri

https://www.mivaelco.ro/mentenanta-tehnica-completa-facility-management-cladiri.