5 criterii de selectie a furnizorului de IFS

5 criterii de selectie a furnizorului de IFS - Ghid pentru luarea unei decizii inteligente

Dupa o analiza atenta a business-ului propriu, veti ajunge la concluzia ca aveti toate motivele sa externalizati serviciile de suport, pentru a avea un focus sporit pe activitatile principale si aducatoare de venit. Toate motivele care au dus la decizia de externalizare a serviciilor (profitabilitatea crescuta, automatizarea unor serii de activitati, reducerea riscurilor operationale etc.) nu vor avea nicio importanta daca procesul de selectare a furnizorului de IFS nu este unul bine pus la punct si nu foloseste criterii cuantificabile si cu impact imediat si pe termen lung.

 

Mai jos va prezentam o lista de 5 criterii esentiale de luat in considerare de orice specialist in achizitii, business process owner sau factor de decizie dintr-o companie, in cadrul licitatiilor sau la analizarea ofertelor pentru selectia furnizorului de IFS.

1. Dovada capacitatii de sustinere a serviciilor promise clientului

Fiecare afacere este unica si desi piata in care activeaza poate trada anumite caracteristici generale, metodele de management, standardele de calitate, programele de CSR, procesele de motivare/retentie a angajatilor sunt diferite de la o companie la alta.

Furnizorul de servicii ales trebuie sa inteleaga activitatea pe care o desfasurati, sa se integreze in mod activ in cadrul companiei dumneavoastra sis a va sustina proiectele si mesajele communicate, prin atitudine si prin modul de livrare a serviciilor. Un furnizor bine ales este cel care dovedeste, in fiecare moment, ca stie sa valorifice sis a aprecieze puterea factorului uman.

Din perspective clientului, trebuie sa evaluate capacitatile furnizorului in mod constant, prin intalniri repetate, evaluari ale locatiilor sale si activitatilor desfasurate in acestea, discutii de re-evaluare si de clarificare a cerintelor etc.

2. Corelarea dintre pretul serviciilor si valoarea adusa afacerilor clientului

Dincolo de cifrele care exprima costul serviciului pe care urmeaza sa il achizitionati, trebuie sa priviti la valoarea pe care furnizorul de servicii o poate aduce activitatii dumneavoastra.

Simplificarea analizei la nivelul de “cost/om/ora” nu va poate oferi o imagine de ansamblu. Pretul foarte mic poate parea tentant, daca se urmareste cu precadere reducerea de costuri prin externalizarea serviciilor, insa pe termen lung se va dovedi cu siguranta neproductiv. Acelasi pret mic este dovada faptului ca serviciile oferite nu respecta standardele industriei, generand neconfomitati, ineficienta a timpilor de livrare, lipsa de productivitate a angajatilor, cresterea impactului negative asupra mediului etc.

Analiza eficienta a unei oferte trebuie sa urmareasca doua perspective:

- Pretul versus serviciile solicitate - cu verificarea faptului ca furnizorul a inteles solicitarile

- Pretul versus Solutia propusa de furnizor - cu detalierea resurselor, a modului de livrare, a timpului necesar, a proceselor implicate, a managementului de evaluare si control, a masurilor corective impuse, a rezultatelor preconizate etc.

Oferta cea mai buna este aceea care va creste profitul pe termen lung iar furnizorul potrivit este cel care reuseste sa va livreze solutia optima, la pretul din oferta.

3. Dovada capacitatii de implementare a solutiei propuse

Avand in vedere ca vorbim despre servicii integrate ce acopera o paleta larga de solicitari si are efecte asupra multor sectoare din activitate, este crucial ca furnizorul sa poata demonstra clar faptul ca solutia propusa foloseste diferite sinergii ce au avut rezultate pozitive in situatii similare.

Un plan de implementare a unei solutii IFS trebuie sa cuprinda:

- descrierea solutiei propuse,

- resursele folosite

- structura umana si logistica folosite

- termenele si etapele de implementare (pe segmente de business, pe servicii, pe locatii)

In urma analizarii unui astfel de plan, clientul ar trebui sa poata gasi raspunsuri la:

- “Acest funizor mai livrat aceste servicii, sub aceasta forma?”

- “Care au fost rezultatele obtinute in termen de x luni?”

- “Care au fost provocarile proiectului si cum au fost depasite?”

4. Utilizarea unui proces standardizat de tranzitie si management al schimbarii

Schimbarea nu trebuie sa devina ceva frustrant sau extrem de complicat, daca se produce respectand anumite date ale situatiei: procesul de regularizare, planul de comunicare interna, intelegerea profunda a necesitatilor de schimbare si a motivelor de rezistenta la acest proces, provocarile din timpul implementarii si de livrare a serviciilor. Schimbarea trebuie sa imbunatateasca performanta activitatilor si a modului de operare actual si sa aduca un plus de valoare fiecarui angajat in parte.

Ca si decident intr-un proces de selectie a unui furnizor de IFS, trebuie sa gasiti, pe parcursul negocierilor, raspunsuri la intrebari precum:

- Cum va reusi partenerul ales sa motiveze si sa mobilizeze atat angajatii sai, cat si angajatii mei?

- Cum ma asigur ca schimbarile produse vor ramane un mod de operare frecvent?

- Cum va gestiona, in mod vizibil si efficient, furnizor problemele ce apar ad-hoc?

- Procesul de tranzitie pe care mi-l propune se bazeaza pe cele mai bune practice in domeniu?

5. Reputatia firmei si performantele financiare si de resurse umane

Serviciile de IFS nu pot fi livrate la standarde inalte decat de o companie cu experienta in domeniu, cu o reputatie impecabila si cu o capacitate reala de respectare a promisiunilor facute.

Dincolo de aspectele legale, reputatia furnizorului va sustine numele si prestigiul clientului pentru care lucreaza. De asemenea, nivelul de complexitate al serviciilor IFS le face la acest moment apanajul companiilor de tip “blue chip”, cu procese standardizate, cu un grad ridicat de stabilitate financiara, motivate de imbunatatire continua a activitatilor si rezultelor. De aceea, furnizorul serviciilor de IFS trebuie sa fie un interlocutor de acelasi rang, in acest fel asigurandu-se un dialog facil si o capacitate reala de a livra serviciile necesare, in toata complexitatea lor.

ISS este o companie daneza cu o istorie de peste 100 de ani in livrarea de concepte si solutii IFS de success, in cele mai diverse industrii. Cu aproximativ 540.000 angajati si o prezenta in 53 de tari de pe glob, va stam la dispozitie pentru consultanta si implementarea solutiilor optime la provocarile activitatii dumneavoastra.

Pentru mai multe informatii despre compania si serviciile ISS FACILITY SERVICES, va rugam sa vizitati www.ro.issworld.com