Pentru intreprinzatori: ergonomia birourilor. Cateva reguli de management eficient al spatiilor deschise
Se afirma adesea ca resursa cea mai importanta a unei firme o reprezinta oamenii, dar cand un manager incepe sa organizeze un spatiu de lucru nu se poate gandi (doar) la confortul angajatilor sai, cat la puterile financiare ale firmei, la spatiul in care isi va stabili echipa, la pretul mobilierului sau la organizarea muncii in asa fel incat sa obtina rezultate maxime cu investitii cat mai scazute. Teoretic, exista niste standarde umane minime care ar trebui respectate pentru ca “resursa de baza” sa “functioneze la parametri optimi” (paradoxal, desi suna dur, e o preocupare umanista, pentru ca se leaga chiar de nevoile angajatilor).
Eficienta muncii unei echipe e greu de determinat prin reguli standard, pentru ca ea tine nu doar de mediu in sine, ci si de felul activitatii, de psihologia fiecarui angajat in parte, de cea a liderilor, de regulamente interne si venituri s.a.m.d.
Totusi, in ce priveste ergonomia spatiului, este mult mai usor de stabilit care sunt resursele minime de care au nevoie angajatii dintr-un anumit mediu pentru a nu se simti limitati, frustrati, reducandu-si astfel randamentul. Libertatea de circulatie pe un coridor sau printre scaune, accesul in birou, pozitionarea la indemana a aparaturii necesare lucrului etc. sunt la fel de importante. Pe de alta parte, nici reursele excesiv alocate nu sunt recomandate: lungind timpul de deplasare intre birouri, pozitionand gresit persoanele care au putere de decizie etc. se poate crea un deserviciu nu doar bugetului total al firmei, ci si eficientei si confortului.
Unii dintre primii teoreticieni ai ergonomiei spatiului, Ernst si Peter Neufert, au dedicat o mare parte a lucrarilor lor si spatiilor de lucru. Astfel, in cazul birourilor, ei au stabilit pentru arhitecti si designeri niste masuratori standard, atent studiate in raport cu proportiile corpului uman si vizand libertatea in miscari, pozitii corecte la birou, interactiuni umane etc. Iata o parte dintre concluziile lor:
Prin anii 80, standardele europene pentru un birou prevedeau ca optima o inaltime de 72 cm de la sol. Un birou standard la care sa se poata scrie si pe care sa se poata desfasura dosare se incadra pe latime si adancime erau 140 x 70 cm. Ulterior, dupa expansiunea tastaturilor si computerelor, birourile standard au ajuns la 156 x 78 cm si o inaltime de 78 cm. Dar cerintele pentru acestea erau si ca inaltimea la care se afla pozitionat blatul de lucru sa poata fi ajustata si de asemenea sa poata fi ajustata si inaltimea scaunului. De asemenea, se mai stabilea ca suprafata de lucru trebuie sa fie capabila sa absoarba vibratiile si zgomotele si ca sub ea ar trebui sa exista un suport pentru odihna picioarelor (si acesta ajustabil).
Birourile cu computer. Pentru a se asigura o vizibilitate buna, privirea persoanei care lucreaza trebuie sa cada perpendicular pe ecran si sa poata cobori fara efort intr-un unghi de 60 grade. Pentru a-i asigura pozitia cu spatele drept, intr-un ungji de 90 de grade, dar la fel si pozitia picioarelor pe podea sau pe suport, scaunul trebuie sa fie ajustabil. Existau doua tipuri de birouri pentru computer: primul cu tablia ajustabila, la inaltimi cuprinse intre 60 si 78 cm si cu inaltimea scaunului ajustabila intre 42 si 54 cm. Cel de-al doilea standard pentru birou prevedea inaltimea fixa a tabliei la 72 cm, inaltimea scaunului ajustabila intre 42 si 50 cm, dar si un suport pentru picioare ajustabil, intre 0 si 15 cm inaltime.
Reflexii si iluminare: in spatiile in care privitorul sta foarte aproape de ceea c elucreaza, fie ca e vorba de computer sau coli, trebuie sa aiba un rfactor de reflexie de 20-25%. De asemenea, factorii de reflexie sa fie pentru peretii dintr-un birou de 50%, pentru tavane de 75%.
Dulapurile, arhivele si suporturile de indexare. In pofida expansiunii continue a tehnologiei, nevoia de spatii de depozitare pentru arhive, hartii, dosare, materiale este in continua crestere. Astfel, un dulap de arhivare poate avea 51 cm adancime, iar inaltimile standard sunt 75 cm, 120 cm, respectiv 195. Latimea este variabila, in functie de spatiu. Dar niste rafturi pozitionate la aceleasi inaltimi trebuie sa aiba doar 42 cm adancime (pana la perete, pentru a usura vizibilitatea celui care le foloseste). De asemenea, in fata dulapurilor cu sertare glisante trebuie lasat atat spatiu de deschidere cat si loc pentru persoana care manevreaza sertarul sua loc de trecere pe langa el in pozitia deschis.
Mesele de receptie sau de relatii cu publicul, in fata carora sta clientul in picioare, trebuie sa se ridice pana la 90 cm inaltime si sa aiba 62 cm latime. Daca are doar 30 cm latime, atunci inaltimea lui ar trebui sa ajunga la 100 cm. Lungimea lor poate fi variabila. Dar in cladirile in care este importanta securitatea si vizibilitatea clientilor, aceste inatimi fac imposibil ca cel care sta pe scaun la un birou alaturat sa observe ce se intampla in fata receptiei. Masurile trebuie luate in functie de spatiu (serviciu de securitate, camere video etc.)
Desigur, toate datele de mai sus sunt niste parametri standard, care au fost utili in special producatorilor de mobilier de birouri: acestia au putut face birouri modulare in serie. Aranjarea lor in spatiu trebuia sa fie insa flexibila, data fiind variabilitatea interioarelor, mai ales in zonele in care existau echipe intregi (birourile pot fi puse doua cate doua, spate in spate, sau aliniate, unul dupa altul, ca bancile la scoala, ori pozitionate in grupuri diverse). Singurul amendament era ca pe langa acestea sa ramana spatiu suficient pentru traficul a doua persoane, una pe langa alta si de asemene aaccesul la scaun sau langa biroul respective sa fie prevazut. Insa zgomotul sau lipsa intimitatii era o problema care s ecerea si ea rezolvata, asa ca solutiile de izolare a modulelor individuale au pornit de amenajarea unor paravane sau pereti si au mers pana la construirea unor birouri specifice, cu o parte mai inalta. Tehnologia, in cazul operatorilor care lucrau cu telefonul, a sprijinit si ea izolarea fonica, determinand pe scara larga folosirea castilor cu microfon.
O serie de cercetari de ultima ora, urmate de inventii de mobilier flexibil, modular si ajustabil, create din materiale din ce in ce mai practice si estetice, fac insa astazi mult mai usoara organizarea eficienta a unui spatiu de birouri.
Simplitatea, functionalitatea, folosirea materialelor antireflexive, moderne si usoare sunt standardele de baza pentru cei ce creeaza mobilier destinat spatiilor deschise. Un element aproape obligatoriu la orice piesa de mobilier de astazi a devenit sectiunea speciala prin care se pot trece cablurile de computer. Compartimentarea este esentiala: chiar daca se alege un blat de lucru multifunctional, deschis, pentru o echipa in care comunicarea este esentiala, fiecare modul trebuie definit fizic. De asemenea, pentru a se evita adunarea actelor sau suporturilor d eplastic sau carton pe birouri de acest gen, ar trebui urmarit si daca sunt prevazute cu sertare, fisete, spatii pentru accesorii inca din fabricatie. Intimitatea si confidentialitatea pot fi necesare in unele cazuri: paravanele de sticla mata ocupa cel mai putin spatiu si adauga un plus de estetica. De asemenea, exista birouri multifunctionale, la care blatul de lucru poate fi extins sau strans, in functie de necesitati.
Ce puteti sa mai faceti: evitati colturile ascutite, pot crea accidente (marea majoritate a birourilor au azi colturi rotunjite tocmai din acest motiv); luati birouri in forma de L in special pentru persoane care au doua tipuri de activitati distincte si au nevoie de aceasta separare pentru a trece rapid de la o sarcina la alta; forma de L permite o serie de combinatii ergonomice in grupuri de cate patru; prevedeti montarea unor panouri, nu doar ca ajuta la separarea spatiilor si asigurarea unei intimate vizuale, dar servesc si la autoorganizarea personalului, care le poate folosi ca suport pentru reminder-e, orare; cu un sir de dulapuri de arhivare de 75 cm inaltime si de o adancime mai mica de 50 cm puteti separa vizual doua spatii diferite, fara afecta insa iluminarea din incapere (spatiul de langa perete va “manca” relativ mai mult, din pricina imbinarilor zid-pardoseala, a cablurilor, dar dulapurile pot fi puse central, chiar sip e doua siruri daca este nevoie, spate in spate). Nu uitati de estetica spatiului: cateva pete verzi (plante artificiale), buna organizare (ordinea, impusa daca e cazul) si niste finisaje simple, in nuante linistitoare, plus o iluminarea decvata vor face din orice birou un mediu mai placut, generator de energie si inspiratie.
Pentru a va face o idee despre ofertele actuale de mobilier pentru spatii deschise consultati si: ABOUT OFFICE si OFIFRAN (distribuitor HANSEN); TEKNION, DELLA VALENTINA OFFICE; ACTIU
