eSync și gestionarea dosarelor ANCPI: organizare, monitorizare și evidență financiară
Activitatea unui birou cadastral presupune gestionarea simultană a unui număr mare de dosare ANCPI. Documentațiile sunt depuse constant, fiecare lucrare trece prin mai multe etape administrative, iar evoluția lor trebuie urmărită atent pentru a evita blocaje sau întârzieri.
Pe măsură ce volumul de lucrări crește, evidența devine mai dificil de gestionat. Informațiile despre dosare ajung să fie răspândite în mai multe locuri: tabele interne, e-mailuri, discuții telefonice sau notițe de lucru. În aceste condiții apare frecvent aceeași situație: echipa pierde timp pentru a afla în ce stadiu se află un dosar, cine răspunde de lucrare sau ce documente mai trebuie transmise.
eSync este un instrument de management destinat birourilor cadastrale și notariale care lucrează cu documentații ANCPI. Aplicația este dezvoltată de Xplorate Group și funcționează ca un portal gratuit de informare, construit pe deviza „Un om informat este un om puternic” (J.D. Rockefeller). Poate fi utilizată gratuit, în limita a 3 dosare gestionate lunar.
Unul dintre rolurile principale ale aplicației este monitorizarea automată a statusului documentațiilor. Sistemul urmărește evoluția dosarelor depuse și actualizează informațiile direct în platformă. Echipa poate vedea rapid dacă un dosar se află în analiză, dacă au fost solicitate completări sau dacă procedura a fost finalizată.
Pentru o identificare rapidă a situației lucrărilor, eSync utilizează un sistem vizual bazat pe coduri de culoare. Acest mecanism permite recunoașterea imediată a stadiului fiecărei documentații și oferă o imagine clară asupra dosarelor active.
Fiecare lucrare poate avea un responsabil alocat, iar platforma arată cine gestionează documentația și ce etapă se află în desfășurare. În acest mod, activitatea echipei devine mai organizată, iar responsabilitățile sunt ușor de urmărit.
Fiecare dosar are un istoric clar al etapelor parcurse. Notele de completare, modificările făcute și stările prin care trece documentația rămân înregistrate în platformă. Astfel, evoluția lucrării poate fi urmărită în orice moment.
Pe măsură ce numărul documentațiilor crește, găsirea rapidă a informației devine esențială. Aplicația include o secțiune de filtre care permite sortarea dosarelor după criterii diferite, precum stadiul lucrării, responsabilul alocat sau tipul documentației. Documentațiile active sau cele care necesită intervenții pot fi identificate rapid.
Platforma transmite și notificări atunci când apar modificări în stadiul unui dosar. Aceste alerte mențin echipa conectată la evoluția documentațiilor și permit intervenția rapidă atunci când sunt solicitate completări sau apar schimbări în procesul administrativ.
Gestionarea dosarelor cadastrale implică și o componentă financiară. Fiecare documentație presupune costuri, tarife și încasări care trebuie urmărite pe parcursul lucrării. eSync include o evidență financiară la nivel de dosar, unde pot fi înregistrate aceste informații.
Datele financiare sunt centralizate și la nivelul întregului birou. Utilizatorii pot vedea volumul de activitate, proiectele active și situația financiară asociată documentațiilor.
Pentru birourile cadastrale și notariale care gestionează volume mari de documentații ANCPI, organizarea informației devine esențială. eSync aduce într-un singur loc datele despre dosare, responsabilități și evidența financiară a lucrărilor, oferind o imagine clară asupra activității zilnice a echipei.
Aplicația poate fi accesată de pe PC, tabletă sau telefon, fiind disponibilă și pe Android.
